Документация ›CRM: лиды, задачи, календарь

Напоминания клиенту о записи

Что делает.

Для каждой записи автоматически отправляет клиенту напоминание дважды — в WhatsApp или в Telegram, если клиент писал оттуда:

  • За 24 часа: «Напоминаем, у вас завтра запись в HH:MM.»
  • За 2 часа: «Ждём вас через 2 часа, в HH:MM.»

Меньше людей забывают о визите.

Правило 24 часов в WhatsApp. Обычное напоминание WhatsApp доставляет только клиенту, который писал вам в последние 24 часа. Тому, кто записался по телефону или за несколько дней, оно дойдёт только через шаблон сообщения WhatsApp, одобренный для вашего аккаунта, — напишите в поддержку, чтобы его подключили, прежде чем рассчитывать на напоминание за 24 часа.

По умолчанию: ВЫКЛ.

Включается в Настройки → Напоминания клиенту о записи. Пока ВЫКЛ — никакие сообщения не отправляются, запись работает как обычно, просто без напоминаний.

Требования перед включением:

  • WhatsApp Business настроен (та же интеграция что вы уже используете для входящих чатов)
  • У клиента сохранён телефон, который AI получил при бронировании (это автоматически — book_appointment подтягивает из caller_id / Meta user_id)

Кастомизация шаблонов.

Встроенные дефолты нейтральны по тону и подходят большинству бизнесов. Чтобы кастомизировать — заполните два поля в Настройках. Плейсхолдеры:

  • {time} — локальное HH:MM в вашем часовом поясе
  • {service} — поле service из записи (пусто если не задано)
  • {practitioner} — имя ресурса/специалиста

Пример: "Завтра в {time} ждём вас на {service}. До встречи!"

Оставьте поле пустым — будет использован встроенный шаблон на языке, выбранном в Настройках как «Язык уведомлений (операторской команде)» (RU или EN).

Как это работает внутри.

  • Фоновый шедулер тикает каждые 5 минут, ищет записи у которых starts_at в ближайшие 24ч±10мин ИЛИ 2ч±10мин, по которым ещё не отправлено напоминание.
  • Каждое напоминание срабатывает один раз на слот (строка помнит время отправки). Повторный запуск шедулера — безопасный no-op.
  • Отменённые и no-show записи НЕ получают напоминаний.
  • Если отправка не прошла по временной причине, её повторят, пока напоминание ещё актуально; отправку, которую WhatsApp отклонил окончательно (например, по правилу 24 часов), не повторяют.

Подводные камни.

  • Напоминания идут только по активным записям. Отмена оператором в /calendar/ сразу останавливает дальнейшие напоминания.
  • Часовой пояс важен. {time} рендерится в часовом поясе из Настроек. Если вы поменяете часовой пояс после уже сделанных записей — будущие напоминания будут показывать новую зону.
  • Если у клиента изменился контакт. Напоминание уходит на телефон, сохранённый в контакте на момент отправки. Обновите телефон контакта если он изменился.

📆 iCal subscribe URL — фид только для чтения.

Генерирует публичный URL, на который Apple Calendar / Google Calendar / Outlook / Fantastical подписываются и обновляют каждый час. Read-only: никто не может редактировать записи через фид; источник правды остаётся в дашборде.

Как настроить:

  1. Откройте Настройки → 📆 iCal subscribe URL и нажмите Создать подписной URL.
  2. Скопируйте URL. Выглядит так: https://your-domain/api/v1/calendar/feed/<token>.ics.
  3. В Google Calendar: Другие календари → + → По URL → вставьте. В Apple Calendar: Файл → Новая подписка на календарь. В Outlook: Добавить календарь → Подписаться по URL.

Безопасность. Токен является аутентификацией — любой с этим URL читает все будущие записи. Если URL утёк (переслали в почте, скриншот в Slack) — нажмите Обновить токен в Настройках. Старый URL немедленно перестаёт работать; всем подписанным придётся переподписаться по новому URL.

Фид включает ~14 дней прошедших записей и ~365 дней вперёд, с именем специалиста + услугой + меткой клиента + статусом. Отменённые записи остаются в фиде с пометкой CANCELLED — календарное приложение их само убирает.